アナログだけど完成された情報流通システム

非常勤講師のセンセイから、「○○の連絡を受けていないぞ!」というお叱りがありました。

大学のキャンパスというのは、事務を取り扱う部屋がやたらと分散しています。
教務や学生部といった学生向けカウンターのある部屋、学長や役員がいる部屋、経理などを扱う部屋、「学部事務室」、「学科事務室」と呼ばれる、学科カテゴリーごとの事務を扱う部署、非常勤講師室、図書館事務、就職事務等などなど…どこが最終的に扱うのかわからない事務処理も少なくありません。
大抵の大学が、こんな感じだと思います。

それに加えて、ウチの大学はキャンパスが2ヶ所にあるので、上記の多種多様な事務室が、×2です。

そのキャンパス間で書類を頻繁にやり取りしたりするので、モノの移動は複雑。
やたらと紙の書類が飛び交うのも大学っぽいところです。
(Eメールを使えない教員が実は結構いる…)

そんなわけで、今回も一瞬、書類を送り忘れたのか?と焦りました。

さて、電話で講師室の事務担当さんに問い合わせてみると、離れたキャンパスの非常勤講師室に、書類はきちんと届いていました。

何月何日の何時頃、当番の誰々が、○○センセイのレター受けに入れた、ということまで、事務員のノートに記録されていました。
かつ、「この先生はかならず毎日レター受けをチェックするから、手元には届いているはずだよ」という情報も。

というわけでセンセイの勘違いということがわかったわけですが、それにしても今回は、情報の移動がそこまで丁寧に記録されていたことに感心しました。

別に、書類にIPアドレスが振ってあったり、IDタグがついているわけではないのに!

大学で、特に多くの教員が出入りする部署で、長く働いているおばちゃん(失礼!)は、出入りする教員の顔や性格、どんな講義を持っているかなどなどをほぼ完璧に記憶しています。

おばちゃんの記憶&ノートのメモ、という超アナログな情報管理システムで、ここまでのトレーサビリティが確保されていることがIT世代には逆に新鮮で、古くから連綿と受け継がれてきた大学の仕組みをちょっと見直した一日でした。